El punto de partida
Un escandallo es la ficha de coste de cada producto de la carta: qué lleva, cuánto cuesta cada ingrediente y qué margen deja al precio de venta. Todo negocio de hostelería debería tenerlos al día. Casi ninguno los tiene.
En las cafeterías de la familia vivían en un Excel de 54 hojas. Cada subida de un proveedor obligaba a cambiar el precio de la materia prima a mano, receta por receta. Nadie lo hacía a tiempo, y un café con leche podía dejar de ser rentable sin que nadie lo notara.
Lo que propusimos
Darle la vuelta al método: que el dueño no mantenga cálculos, sino que mire qué producto está perdiendo margen. Tres ideas lo resumen:
- Un único sitio para los precios. La despensa guarda lo que cuesta cada ingrediente; todo lo demás se calcula a partir de ahí.
- Cero tecleo. Las facturas se leen con una foto, para que actualizar un precio sea un gesto y no una tarea.
- Avisar, no solo calcular. Cuando algo sube, la app recalcula la carta entera y señala los productos que han perdido margen.
Cómo lo llevamos a cabo
Lo construimos primero como app nativa para iPhone y iPad, porque quien trabaja en barra tiene el móvil en la mano, y le dimos la misma cuenta y los mismos datos en la web para quien prefiere un ordenador.
Antes de enseñárselo a nadie, lo usamos cada semana en nuestras propias cafeterías con datos reales: recetas, ingredientes y facturas de verdad. Cada vez que algo estorbaba en el día a día, se arreglaba.
- Fases cortas, cada una con algo útil que ya se puede usar.
- Pruebas automáticas en lo que calcula dinero, porque ahí un fallo cuesta caro.
- Compra dentro de la app y ficha de App Store trabajadas desde el principio, no al final.
- Una web con guías y herramientas gratuitas para que los negocios encuentren el producto.
El resultado
Escandea sustituye al Excel: la carta se recalcula sola y el margen de cada producto está a la vista. Se usa a diario en tres cafeterías y está a la venta en el App Store para cualquier negocio de hostelería.
Lo que aprendimos
Que la mejor forma de acertar con una herramienta es usarla en un negocio real desde el primer día, y que un producto que ahorra dinero se explica solo. Es la misma forma de trabajar que aplicamos a los proyectos de nuestros clientes.